Handelsrechnungen – Informationen über den Export

Für die Versendung von Waren ins EU-Ausland sind bestimmte Dokumente und Unterlagen erforderlich. Die Handelsrechnungen zählen dabei zu den wichtigsten Unterlagen und sollten bestimmte Angaben beinhalten. Dazu zählen vor allem die Namen und Adressen der Vertragspartner, die Warenbezeichnung und deren Wert (Menge und Preis der Ware). Weitere Angaben sollen die Waren näher bezeichnen und werden für die Zollabfertigung benötigt. Hierzu gehört auch die Statistische Warennummer, eine 8-stellige Nummer, die Informationen über die Menge einer bestimmten Warengattung enthält. Zudem sind in den Handelsrechnungen Angaben wie Gewicht, Lieferbedingungen sowie Fracht- und Versicherungskosten aufgelistet.

Da Lieferungen ins Ausland von der Umsatzsteuer befreit sind, hat die Handelsrechnung einen Netto-Betrag. Außerdem muss ab 1 000 Euro eine Ausfuhranmeldung erfolgen.  

Wie bei einer ausgestellten Rechnung im Inland sollten auch die Handelsrechnungen alle Pflichtangaben aufweisen. Andernfalls könnte es bei der Versendung zu Verzögerungen kommen, wenn der Zoll die Dokumente beanstandet.


Handelsrechnungen für Geschäftsabwicklungen im Ausland

Wer aus einem EU-Land wie Deutschland in ein Nicht-EU Land exportieren will, muss immer die passenden Handelsdokumente vorweisen. Neben dem Ursprungszeugnis und den Handelszertifikaten sind die Handelsrechnungen die wichtigsten Dokumente für Geschäftsabwicklungen im Ausland. Auf Basis der Handelsrechnungen wird der Zollwert der Waren angemeldet und bildet somit ein wichtiges Zolldokument.   

Nur bei Sendungen ohne Handelswert ist eine sogenannte Proforma-Rechnung ausreichend. Dies kann bei der Versendung von Katalogen und Musterwaren zutreffen, da hier kein Weiterverkauf stattfindet. Die Proforma-Rechnung muss dem Zoll ebenfalls vorgelegt werden. 


Verfahren der Legalisierung für Handelsrechnungen

Für die Echtheitsprüfung von Urkunden gibt es 2 Verfahren, die Haager Apostille und die Legalisation. Wenn das Zielland das Haager Abkommen anerkennt, ist die Beglaubigung durch die inländische Behörde ausreichend. Eine solche Beglaubigung nennt man Apostille. Andernfalls werden die Urkunden und Dokumente von der Auslandsvertretung des Ziellandes beglaubigt. Diese Unterlagen müssen jedoch durch die zuständige Behörde im Inland vorbeglaubigt sein. Dieses mehrstufige Verfahren mit der Beglaubigung durch Konsulat und inländische Behörde nennt man Legalisation.

Handelsrechnungen werden in den meisten Fällen nur durch eine Legalisierung anerkannt. Daher müssen Antragsteller das mehrstufige Verfahren der Legalisation vornehmen und 2 verschiedene Ämter aufsuchen.


Legalisation – Voraussetzungen für die Anerkennung der Unterlagen

Um die Handelsrechnungen für den Export zu verwenden, verlangen die meisten Staaten außerhalb der EU eine vorherige Legalisierung. Damit wird für die Rechnung eine Beglaubigung erstellt, die ein wichtiges Zolldokument darstellt. Für die Beglaubigung von Handelsrechnungen ist die IHK zuständig und Anträge auf eine Legalisierung sollte man aufgrund der Bearbeitungszeiten rechtzeitig stellen. Bei der IHK wird jedoch nur eine Vorbeglaubigung ausgestellt - die abschließende Beglaubigung der Handelsrechnung wird von der zuständigen Auslandsvertretung durchgeführt (Konsulat oder Botschaft). Erst mit der Echtheitsprüfung durch die Auslandsvertretung ist die Legalisierung für die Handelsrechnungen abgeschlossen.


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